Tandis que les opérateurs de télécommunications qui accueillaient une assemblée plénière du MoU GSM ont confié l’organisation à des agences publicitaires spécialisées, la 21ième assemblée qui a eu lieu du 16 au 18 septembre 1992 à Luxembourg a été organisée par les ingénieurs de la Division des Télécommunications des P&T. Notre avantage était l’expérience gagnée lors de notre propre participation à des assemblées du MoU pour éviter les problèmes rencontrés dans le passé lors de ces événements. Un problème était par exemple la gestion des nombreux documents temporaires et documents de références à établir, modifier et distribuer pour discussion et approbations lors de l’assemblée plénière. Le nombre total de pages d’un jeu de documentation dépassait souvent mille pages, à multiplier par le nombre de participants qui dépassait la centaine.  On avait installé un secrétariat avec deux machines de photocopie puissante, surveillés en permanence sur place par un technicien qui faisait régulièrement la maintenance des machines. A l’hôtel on avait  réservé une grande salle uniquement pour y déposer les versions les plus récentes des documents pour permettre aux participants de pouvoir enlever aisément la documentation relative à un point particulier de l’ordre du jour.

La 21ième assemblée plénière du MoU GSM a été considérée comme “best for ever”.

Références

• Invitation MOU21INV.GSM/311/R13 du 6.7.1992
• échos de presse
• lettre de remerciement
• Document ASSEMBLE.GSM/311/R19 du 3.8.1992